POLITICA GENERALA

PRIVIND PROTECTIA DATELOR CU CARACTER PERSONAL

1. INTRODUCERE

Această Politică privind prelucrarea şi protecţia datelor cu caracter personal (denumită în continuare “Politica”) defineşte procedura de prelucrare şi protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul IRINA KUHLMANN COACHING SRL, cu sediul social in Bucuresti, str. Jean Monnet nr. 1E, avand cod fiscal 28525426, organizată ca o societate cu raspundere limitata, denumită în continuare “Operator” sau “Organizatie”.

 

2. SCOPUL POLITICII DE PROTECȚIE A DATELOR

Scopurile principale ale acestei Politici sunt:

• Garantarea si protejarea drepturilor fundamentale ale persoanelor fizice, in special a dreptului acestora la protectia datelor cu caracter personal. Obiectivul principal al acestei politici este de a contribui la desfasurarea activitatii organizatiei cu respectarea prevederilor legale specifice de a minimiza riscurile prin prevenirea incidentelor si in cazul improbabil al unor astfel de incidente, reducerea impactului asupra persoanelor vizate.
• Stabilirea unei proceduri, precum şi a termenilor şi condiţiilor privind prelucrarea datelor cu caracter personal, inclusiv procedurile care vizează prevenirea încălcării legilor şi procedurilor de realizare a controlului intern în conformitate cu legislaţia aplicabilă privind datele cu caracter personal;
• Prezentarea personalului operatorului responsabil cu prelucrarea datelor cu caracter personal a Politicii legii aplicabile cu privire la datele cu caracter personal şi a cerinţelor Regulamentului privind prelucrarea datelor cu caracter personal;
• Stabilirea responsabilităţilor pentru personalul care prelucrează datele cu caracter personal în cazul nerespectării legii aplicabile privind datele cu caracter personal.
• Respectarea dreptului persoanelor vizate de a fi informaţi asupra modalităţii în care organizatia prelucrează datele lor cu caracter personal.

Astfel, scopul acestei Politici este să explice care sunt datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, de ce le prelucrăm, precum și ce facem cu acestea. Având in vedere faptul că informațiile personale aparțin fiecărui utilizator, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție. Nu oferim informații unor părți terțe fără a ne îndeplini obligația prealabilă de informare.

3. DOMENIUL DE APLICARE SI MODIFICAREA POLITICII DE PROTECTIE A DATELOR

Această politică de protecție a datelor se aplică operatorului și angajaților acestuia. Politica privind protecția datelor se extinde la toate prelucrările de date cu caracter personal. Această politică de protecție a datelor poate fi modificată doar sub coordonarea directa a DPO (Data Protection Officer), orice modificare fiind validata de catre operator.

4. DEFINIŢII DE BAZĂ

În sensul prezentei Politici, se folosesc următoarele definiţii:

Responsabil cu Protecţia Datelor (DPO) înseamnă o persoană care este responsabilă cu monitorizarea aplicării RGPD şi a altor legi aplicabile privind protecţia persoanelor vizate de prelucrarea datelor cu caracter personal şi care exercită funcţiile care îi sunt atribuite de prezenta Politică şi de altă legislaţie aplicabilă, furnizează consultanţă managementului operatorului.

Date cu caracter personal înseamnă orice informaţii privind o persoană fizică identificată sau identificabilă (“persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identităţii sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale ale acelei persoane;

Prelucrare înseamnă orice operaţiune sau set de operaţiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziţie în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricţionarea, ştergerea sau distrugerea

Restricţionarea prelucrării înseamnă marcarea datelor cu caracter personal stocate cu scopul de a limita prelucrarea viitoare a acestora;

Creare de Profiluri înseamnă orice formă de prelucrare automată a datelor cu caracter personal care constă în utilizarea datelor cu caracter personal pentru a evalua anumite aspecte personale referitoare la o persoană fizică, în special pentru a analiza sau prevedea aspecte privind performanţa la locul de muncă, situaţia economică, sănătatea, preferinţele personale, interesele, fiabilitatea, comportamentul, locul în care se află persoana fizică respectivă sau deplasările acesteia;

Operator înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabileşte scopurile şi mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal.

Persoană împuternicită de operator înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism care prelucrează datele cu caracter personal în numele operatorului;

Destinatar înseamnă persoana fizică sau juridică, autoritatea publică, agenţia sau alt organism căreia (căruia) îi sunt divulgate datele cu caracter personal, indiferent dacă este sau nu o parte terţă;

Parte terţă înseamnă o persoană fizică sau juridică, autoritate publică, agenţie sau organism altul decât persoana vizată, operatorul, persoana împuternicită de operator şi persoanele care, sub directa autoritate a operatorului sau a persoanei împuternicite de operator, sunt autorizate să prelucreze date cu caracter personal;

Consimţământ al persoanei vizate înseamnă orice manifestare de voinţă liberă, specifică, informată şi lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declaraţie sau printr-o acţiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

Încălcarea securităţii datelor cu caracter personal înseamnă o încălcare a securităţii care duce, în mod accidental sau ilegal, la distrugerea, pierderea, modificarea, sau divulgarea neautorizată a datelor cu caracter personal transmise, stocate sau prelucrate într-un alt mod, sau la accesul neautorizat la acestea;

Date privind sănătatea înseamnă date cu caracter personal legate de sănătatea fizică sau mentală a unei persoane fizice, inclusiv prestarea de servicii de asistenţă medicală, care dezvăluie informaţii despre starea de sănătate a acesteia;

5. PRINCIPII DE PRELUCRARE A DATELOR CU CARACTER PERSONAL
6. Corectitudinea și legalitatea Operatorul protejeaza drepturile individuale ale persoanelor fizice (“Persoana vizata”) cu ocazia prelucrarii datelor cu caracter personal, datele cu caracter personal fiind colectate și prelucrate în mod legal și corect. “Legalitatea” – presupune identificarea bazei legale înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal. Acestea sunt denumite adesea „condițiile de prelucrare”, de exemplu, consimțământul. “Corectitudinea” – pentru ca prelucrarea datelor să fie corectă, operatorul de date trebuie să facă anumite informații disponibile pentru Persoanele vizate. Aceasta se aplică indiferent dacă datele cu caracter personal au fost obținute direct de la persoanele vizate sau din alte surse.
7. Restricții la un anumit scop („limitări legate de scop”) Datele cu caracter personal sunt prelucrate numai în scopul definit înainte de inceperea colectarii Datelor. Modificările ulterioare ale scopului sunt posibile doar cu titlu exceptional, într-o măsură limitată și necesită o fundamentare.
8. Transparenta Persoana vizată este informată cu privire la modul în care sunt prelucrate datele sale. În general, datele cu caracter personal sunt colectate direct de la persoana în cauză. Atunci când datele sunt colectate, Persoana vizată trebuie să fie conștientă sau să fie informată despre:

Ø Identitatea Operatorului de Date,

Ø Scopul prelucrării datelor,

Ø Terțe părți sau categorii de terțe părți cărora le-ar putea fi transmise datele.

1. Reducerea prelucrarii datelor și economia colectarii datelor („reducerea la minimum a datelor”); Înainte de prelucrarea datelor cu caracter personal, trebuie determinat dacă și în ce măsură prelucrarea datelor cu caracter personal este necesară pentru atingerea scopului pentru care este efectuată. Atunci când scopul permite acest lucru și unde cheltuielile implicate sunt proporționale cu scopul urmărit, sunt utilizate date anonime sau statistice. Datele cu caracter personal nu sunt colectate în avans și stocate în scopuri potențiale viitoare, cu excepția cazului în care acest lucru este impus sau permis de legislația in vigoare.
2. Ștergerea Datele personale care nu mai sunt necesare după expirarea perioadelor legate de procesele legale sau de afaceri sunt șterse. În cazul în care sunt identificate indicii cu privire la existenta unor interese care necesită protejarea sau legate de importanța istorică a acestor date în cazuri individuale, este posibil ca operatorul sa păstreze datele până când interesele care merită protejate au fost clarificate în mod legal, sau arhiva corporativă a evaluat datele pentru a determina dacă trebuie păstrate în scopuri istorice/ arhivistice. Atunci cand stergerea datelor poate avea impact asupra sistemelor informatice ale operatorului, datele vor fi anonimizate ireversibil, astfel incat sa nu mai existe indicii care sa poata conduce la identificarea persoanei vizate.
3. Precizia faptică; actualizarea datelor („exactitate”) Datele cu caracter personal trebuie să fie corecte, complete și, dacă este necesar, să fie actualizate. Operatorul ia măsuri adecvate pentru a se asigura că datele eronate sau incomplete sunt șterse, corectate, completate sau actualizate.
4. Confidențialitatea și securitatea datelor („integritate și confidențialitate”). Datele cu caracter personal sunt supuse obligatiilor legale de pastrare a secretului datelor. Acestea trebuie să fie tratate ca fiind confidențiale de fiecare angajat al Operatorului și sunt asigurate măsuri organizatorice și tehnice adecvate pentru a preveni accesul neautorizat, prelucrarea sau distribuția ilegală, precum și pierderea accidentală, modificarea sau distrugerea.
5. Principiul răspunderii conform GDPR care include prevederi care promovează răspunderea și guvernanța. Acestea completează cerințele de transparență ale GDPR. Principiul răspunderii din Articolul 5 (2) din GDPR vă solicită să demonstrați că respectați principiile și specifică explicit că aceasta este responsabilitatea operatorului care va dovedi conformitatea cu principiile de protecția datelor prin implementarea politicilor de protecția datelor, respectarea codurilor de conduită, implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale, precum și adoptarea unor tehnici precum protecția datelor prin design, DPIA, procedura de notificare a încălcării și planuri de răspuns la incidente.
6. TEMEIURILE PRELUCRARII DATELOR

Colectarea, prelucrarea și utilizarea datelor cu caracter personal este permisă numai în temeiurile enumerate mai jos:

1. Date despre persoane vizate, furnizori si parteneri

a.1. Prelucrarea datelor pentru executarea unui contract Datele personale ale persoanelor de contact si reprezentantilor persoanelor vizate, furnizorilor și partenerilor pot fi procesate pentru a stabili, executa și inceta un contract. Înainte de semnarea contractului – în timpul fazei de inițiere a contractului – datele personale pot fi prelucrate pentru a pregăti ofertele sau comenzile de cumpărare sau pentru a îndeplini alte cerințe din perspectiva care se referă la încheierea contractului. Persoanele de contact pot fi contactate în timpul procesului de pregătire a contractului, utilizând doar informațiile pe care acestea le-au furnizat pentru contactare. Orice restricții solicitate de persoanele de contact respective trebuie să fie respectate.

a.2 Consimțământul ca temei al prelucrarii datelor Atunci cand este necesar consimtamantul persoanelor vizate, Datele pot fi prelucrate după primirea acordului persoanei vizate. Consimtamantul trebuie obținut în scris sau în format electronic în scopul documentării. În anumite circumstanțe, cum ar fi conversațiile telefonice, consimțământul poate fi dat verbal. Este obligatorie documentarea acordarii consimțământului.

a.3. Prelucrarea datelor în conformitate cu obligatia legală Prelucrarea datelor cu caracter personal este permisă și în cazul în care legislația aplicabila solicită, impune sau permite acest lucru. Tipul și amploarea procesării datelor trebuie să fie necesare pentru activitatea legală de prelucrare a datelor și trebuie să respecte dispozițiile legale relevante.

a.4. Prelucrarea datelor în conformitate cu interesele legitime Datele cu caracter personal pot fi procesate și în cazul în care acest lucru este necesar pentru un interes legitim al operatorului. Interesele legitime sunt în general de natură juridică (de exemplu, colectarea creanțelor restante) sau comerciale (de exemplu, evitarea încălcărilor contractului). Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate în scopul unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi conform cărora interesele persoanei vizate merită protecție și că aceasta are prioritate. Înainte de prelucrarea datelor, este necesar să se determine dacă există interese care merită protejate.

a.5. Prelucrarea datelor sensibile Operatorul nu prelucrează nicio informaţie referitoare la rasă, naţiune, opinii politice, credinţe religioase sau filosofice, intimitate, viaţă privată. Datele cu caracter personale sensibile pot fi prelucrate numai dacă legea impune acest lucru sau dacă persoana vizată și-a dat consimțământul în mod expres. Aceste date pot fi, de asemenea, prelucrate dacă o asemenea prelucrare este obligatorie pentru recunoașterea, exercitarea sau apărarea drepturilor legale referitoare la persoana vizată. Dacă în cadrul operatorului există planuri de prelucrare a datelor extrem de sensibile, DPO trebuie informat în prealabil in scris.

1. Datele angajatului/viitorilor angajati

b.1. Prelucrarea datelor pentru relația de muncă În relațiile de muncă, datele cu caracter personal pot fi prelucrate, dacă este necesar, pentru inițierea, executarea și încetarea contractului de muncă. La inițierea unui raport de muncă, datele personale ale solicitanților vor fi procesate. În cazul în care candidatul este respins, datele sale trebuie șterse în conformitate cu perioada de păstrare necesară, cu excepția cazului în care solicitantul a fost de acord să rămână la dosar pentru un viitor proces de selecție pentru o perioadă de 3 luni de la data aplicării. În raportul de muncă existent, prelucrarea datelor trebuie să se refere întotdeauna la scopul contractului de muncă dacă nu se aplică niciuna dintre următoarele circumstanțe pentru prelucrarea datelor autorizate. Dacă în timpul procedurii de solicitare ar trebui să fie necesară colectarea de informații despre un solicitant de la o terță parte, trebuie respectate cerințele legilor naționale corespunzătoare. În caz de îndoială, trebuie obținut un acord de la persoana vizată. Trebuie să existe o autorizație legală pentru prelucrarea datelor cu caracter personal care au legătură cu relația de muncă, dar care nu a făcut parte inițial din executarea contractului de muncă. Acestea pot include cerințe legale, reglementări colective cu reprezentanții angajaților, consimțământul angajatului sau interesul legitim al companiei.

b.2. Prelucrarea datelor în conformitate cu obligatia legală Prelucrarea datelor personale ale angajaților este permisă și în cazul în care legislația națională solicita si impune acest lucru. Tipul și amploarea procesării datelor trebuie să fie necesare pentru activitatea legală de prelucrare a datelor și trebuie să respecte dispozițiile legale relevante. Dacă există o anumită flexibilitate juridică, trebuie luate în considerare interesele angajatului care merită protejate.

b.3. Consimțământul la prelucrarea datelor Acolo unde este necesar, Datele angajatului pot fi prelucrate după consimțământul persoanei în cauză. Declarațiile de consimțământ trebuie prezentate în mod voluntar. Acordul involuntar este nul. Declarația de consințământ trebuie obținută în scris sau în format electronic și va fi păstrată de operator. În anumite circumstanțe, consimțământul poate fi dat verbal, caz în care trebuie să fie documentat ulterior corespunzător. În cazul furnizării informate și voluntare de date de către partea relevantă, se poate presupune existența unui acord, dacă legislația națională nu solicită consimțământul expres. Prin „consimțământ” se intelege ca persoana vizata si-a dat acordul pentru prelucrarea datelor cu caracter personal cu privire la propria persoana. Persoana vizată își poate retrage consimțământul în orice moment prin trimiterea unui cereri care nu trebuie sa fie motivate la adresa fizica sau electronica a operatorului;

b.4. Prelucrarea datelor în baza unui interes legitim Datele personale pot fi procesate și în cazul în care este necesar să se impună un interes legitim al operatorului. Interesele legitime sunt în general de natură juridică (de exemplu, depunerea, aplicarea sau apărarea împotriva unor actiuni legale) sau financiare (de exemplu, evaluarea unei achizitii). Datele cu caracter personal nu pot fi prelucrate pe baza unui interes legitim dacă, în cazuri individuale, există dovezi că interesele angajatului merită protecție. Înainte de procesarea datelor, trebuie să se determine dacă există interese care merită protejate. Măsurile de control care necesită prelucrarea datelor angajatului pot fi luate numai dacă există o obligație legală in acest sens sau dacă există un motiv legitim. Chiar dacă există un motiv legitim, trebuie examinată și proporționalitatea măsurii de control. Interesele justificate ale operatorului (de exemplu, respectarea dispozițiilor legale și a reglementarilor interne ale organizatiei) trebuie să fie cântărite in raport cu interesele angajatului care trebuie protejate si care pot fi afectate de măsura de control ce urmeaza a fi adoptata. Interesul legitim al organizatiei și orice interese ale angajatului care merită protejat trebuie să fie identificate și documentate înainte de luarea oricăror măsuri. În plus, trebuie luate în considerare orice cerințe suplimentare din legislația națională (de exemplu, drepturile de co-decizie pentru reprezentanții angajaților și drepturile de informare ale persoanelor vizate).

b.5. Prelucrarea datelor personale sensibile Datele personale sensibile pot fi procesate numai în anumite condiții. Datele personale sensibile sunt date despre originea rasială și etnică, convingerile politice, convingerile religioase sau filozofice, calitatea de membru al unei uniuni/formatiuni și sănătatea și viața sexuală a persoanei vizate. În conformitate cu legislația națională, alte categorii de date pot fi considerate sensibile sau conținutul categoriilor de date poate fi completat diferit. Mai mult, datele care se referă la o infracțiune pot fi procesate numai în conformitate cu cerințele speciale din legislația națională. Prelucrarea trebuie permisă în mod expres sau prescrisă de legislația națională. În plus, prelucrarea poate fi permisă dacă este necesar ca autoritatea responsabilă să își îndeplinească drepturile și obligațiile în domeniul dreptului muncii. Angajatul poate, de asemenea, să consimtă în mod expres prelucrarea. Dacă există planuri de prelucrare a datelor personale sensibile, DPO trebuie informat în prealabil in scris.

b.6. Telecomunicații și internet Echipamentele telefonice, adresele de e-mail, intranetul și internetul împreună cu rețelele sociale interne sunt furnizate de organizatie în primul rând pentru misiuni legate de muncă. Ele sunt un instrument și o resursă a organizatiei. Acestea pot fi utilizate în cadrul reglementărilor legale aplicabile și al politicilor interne ale organizatiei. În cazul utilizării autorizate în scopuri personale, legile privind secretul telecomunicațiilor și legile naționale privind telecomunicațiile trebuie să fie respectate, dacă este cazul. Pentru a asigura confidențialitatea, integritatea și disponibilitatea datelor, operatorul poate implementa măsuri de protecție automate, inclusiv analiza traficului, în vederea detectării vectorilor sau modelelor de atac și prevenirii acestora, ca și în cazul răspunsului la incidentele de securitate informatică. Pentru asigurarea unui grad ridicat al securității informatice și în vederea soluționării incidentelor de securitate informatică, utilizarea echipamentelor telefonice, a adreselor de e-mail, a rețelelor intranet / internet și a rețelelor sociale interne poate fi înregistrată pentru o perioadă temporară. Evaluările acestor date si identificarea/profilarea unei anumite persoane poate fi făcuta doar într-un caz concret și justificat de încălcări suspectate a legilor in vigoare sau politicilor operatorului. Evaluările pot fi efectuate numai de către departamentele de investigare ale DPO, asigurându-se, în același timp, respectarea principiului proporționalității. Operatorul nu va prelucra date cu caracter personal în absența unuia dintre motivele de mai sus. Aceeași regulă se aplică, de asemenea, în cazul în care scopul colectării, prelucrării și utilizării datelor cu caracter personal trebuie să fie modificat față de scopul inițial.

7. SCOPURILE PRELUCRARII DATELOR CU CARACTER PERSONAL

Operatorul prelucreaza date cu character personal in urmatoarele situatii:

• Atunci cand persoana vizata transmite orice formular, document sau informatie cu privire la interactiunile si/sau tranzactiile sale cu organizatia;
• Atunci cand persoana vizata incheie un contract, inclusiv de munca cu organizatia;
• Atunci cand o persoana vizata interactioneaza cu personalul organizatiei, de exemplu prin telefon, fax, adresa, e-mail, sau intalniri in persoana;
• Atunci cand o persoana vizata solicita sa fie contactata de catre organizatie, sa fie inclusa intr-un email, sau alte lista cu date de corespondenta, ori atunci cand persoana vizata raspunde la solicitarea organizatiei pentru furnizarea de date cu character personal suplimentare;
• Atunci cand persoana vizata interactioneaza cu organizatia prin intermediul platformelor on-line;
• Atunci cand organizatia actioneaza in vederea prevenirii sau investigarii unei suspiciuni de frauda, activitati ilegale, omisiuni sau a unui comportament referitor la relatia unei persoane vizate cu organizatia;
• Atunci cand organizatia respecta ori actioneaza conform unei solicitari a oricarei autoritati sau alte institutii publice competente sau cand raspunde solicitarilor de informatii din partea acestora;
• Atunci cand organizatia efectueaza raportarea fiscala, financiara, de reglementare, de management, de gestionare a riscurilor (inclusiv monitorizarea expunerii la risc) si de audit;
• Atunci cand organizatia cauta informatii despre o persoana vizata sau primeste datele cu caracter personal ale persoanei vizate de la un tert si utilizeaza aceste date in legatura cu relatia persoanei vizate cu organizatia;
• Atunci cand o persoana vizata trimite datele sale cu character personal ori datele cu caracter personal ale unei terte persoane (de exemplu, informatii despre membrii familiei si/sau angajati) catre organizatie, indifferent de motiv;

Toate activitatile mai sus mentionate sunt etichetate drept scopurile prelucrarii si sunt listate in evidentele de prelucrare ale organizatiei.

8. PRELUCRAREA DATELOR PRIVIND CONTRACTELE

Prelucrarea datelor în numele său înseamnă că un furnizor este angajat să proceseze date cu caracter personal, date pe care le obtine de la operator. Furnizorul poate procesa date personale numai conform instrucțiunilor operatorului.

Operatorul trebuie să se asigure că sunt îndeplinite următoarele cerințe:

1. a) Furnizorul trebuie ales pe baza capacității sale de a acoperi măsurile tehnice și organizatorice de protecție necesare.
2. b) Instrucțiunile privind prelucrarea datelor și responsabilitățile furnizorului trebuie să fie documentate.
3. c) Trebuie luate în considerare standardele contractuale privind protecția datelor furnizate de DPO.
4. d) Înainte de începerea prelucrării datelor, operatorul trebuie să aibă încredere că furnizorul își va respecta obligațiile. Un furnizor poate documenta conformitatea cu cerințele de securitate a datelor, în special prin prezentarea unei certificări adecvate. În funcție de riscul de prelucrare a datelor, revizuirile trebuie repetate în mod regulat pe durata contractului.
5. DREPTURILE PERSOANEI VIZATE

Persoana vizată ale cărui date cu caracter personal sunt prelucrate de operator au următoarele drepturi:

• Dreptul de a fi informat – să obţină de la operator următoarele informaţii: identitatea şi datele de contact ale operatorului, ale reprezentanţilor, şi ale DPO; scopurile şi temeiul juridic al prelucrării datelor cu caracter personal, interesele legitime ale operatorului; categoriile de date cu caracter personal; destinatarii datelor cu caracter personal, inclusiv destinatarii din ţări terţe sau organizaţii internaţionale (dacă există) şi referirea la garanţiile şi mijloacele corespunzătoare; perioada de stocare a datelor cu caracter personal şi criteriile folosite pentru a determina acea perioadă, sub rezerva că operatorul păstrează şi prelucrează datele cu caracter personal atâta timp cât legile şi reglementările legale impun acest lucru. Prelucrarea datelor cu caracter personal încetează imediat daca nu mai există niciun motiv pentru o astfel de prelucrare; din ce sursă provin datele cu caracter personal (în cazul în care datele cu caracter personal nu au fost obţinute de la persoana vizată); dacă furnizarea de date cu caracter personal este o cerinţă legală sau contractuală, sau o cerinţă necesară pentru a încheia un contract, precum şi dacă persoana vizată este obligată să furnizeze date cu caracter personal şi a posibilelor consecinţe ale neîndeplinirii de furnizare a acestor date.
• Dreptul de acces la datele cu caracter personal – să obţină de la operator confirmarea dacă datele cu caracter personal sunt prelucrate sau şi dreptul de a primi o copie a oricărei înregistrări care conţine datele sale cu caracter personal;
• Dreptul la rectificare – să obţină de la operator fără întârzieri nejustificate rectificarea unor date cu caracter personal inexacte cu privire la el/ea, completarea datelor cu caracter personal incomplete, inclusiv prin furnizarea unei declaraţii suplimentare;
• Dreptul la ştergerea datelor (“dreptul de a fi uitat”) – să obţină de la operator ştergerea datelor cu caracter personal fără întârzieri nejustificate (dacă datele cu caracter personal nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea scopurilor pentru care au fost colectate; persoana vizată îşi retrage consimţământul; datele cu caracter personal au fost prelucrare ilegal etc.);
• Dreptul la restricţionarea prelucrării dacă datele cu caracter personal sunt inexacte; prelucrarea este ilegală şi persoana vizată solicită restricţionarea utilizării datelor cu caracter personal în locul ştergerii lor; datele cu caracter personal nu mai sunt necesare în scopul prelucrării, dar ele sunt solicitate pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanţă; persoana vizată s-a opus prelucrării pentru intervalul de timp când se verifică dacă drepturile legitime ale operatorului prevalează asupra celor ale persoanei vizate;
• Dreptul la portabilitatea datelor – să primească datele cu caracter personal într-un format structurat, utilizat în mod curent şi care poate fi citit automat şi are dreptul de a transmite aceste date cu caracter personal unui alt operator fără obstacole din partea operatorului (dacă prelucrarea se bazează pe consimţământ sau pe un contract, iar prelucrarea este efectuată prin mijloace automate);
• Dreptul la opoziţie în orice moment al prelucrării datelor cu caracter personal (inclusiv crearea de profiluri pe baza respectivelor dispoziţii şi au fost date cu caracter personal prelucrate în scopuri de marketing direct);
• Dreptul la retragerea consimţământului în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării bazate pe consimţământ, înainte de retragerea sa. Astfel persoana vizată înţelege şi este de acord că, în cazul retragerii, nu se poate ajunge la scopul prelucrării datelor cu caracter personal;
• Dreptul de a depune o plângere la o autoritate de supraveghere, Biroul Comisarului pentru protecţia Datelor cu Caracter Personal, în cazul în care persoana vizată decide că drepturile sale sunt încălcate;
• Dreptul la o cale de atac eficientă împotriva unei autorităţi de supraveghere, operatorului sau unui alt procesator;
• Dreptul la despăgubiri de la operator sau de la un alt procesator pentru prejudiciul suferit.

10. CONFIDENȚIALITATEA PROCESĂRII

Datele personale sunt considerate informatii confidentiale si vor fi tratate ca atare. Orice colectare, prelucrare sau utilizare neautorizată a acestor date de către angajați este interzisă. Prelucrarea datelor cu caracter personal este confidenţială. Ea va fi efectuată numai de persoanele care acţionează sub autoritatea operatorului şi numai pe baza instrucţiunilor acesteia. Orice procesare de date efectuată de un angajat, care nu a fost autorizată să fie desfasurata ca parte a îndatoririlor sale legitime, este considerate ca fiind neautorizată. Se aplică principiul “necesitatea de a cunoaște”. Angajații pot avea acces la informații personale in functie de adecvarea acestui acces la tipurile de date si de scopul determinat. Acest lucru se bazeaza pe defalcarea și separarea atentă a atributiilor angajatilor operatorului și presupune punerea în aplicare a rolurilor și responsabilităților pentru fiecare angajat. Angajaților li se interzice să utilizeze date cu caracter personal în scopuri private sau comerciale, să le dezvăluie persoanelor neautorizate sau să le pună la dispoziție în orice alt mod. Superiorii ierarhici își informează angajații la începutul relației de muncă cu privire la obligația de a proteja secretul datelor. In cazul utilizarii neautorizate a datelor personale, angajatii pot fi sanctionati in conformitate cu legislatia aplicabila si cu reglementarile in vigoare in cadrul operatorului. Obligația mentinerii confidentialitatii datelor personale rămâne în vigoare și după încheierea perioadei de angajare, sanctiunile aplicabile in caz de incalcare a obligtiei de confidentialitate fiind cele prevazute de cadrul legislativ in vigoare.

 

 

11. SECURITATEA PRELUCRĂRII

Datele personale sunt protejate împotriva accesului neautorizat și împotriva prelucrării sau divulgării ilegale, precum și pierderii accidentale, modificării sau distrugerii. Acest lucru se aplică indiferent dacă datele sunt prelucrate electronic, pe suport de hârtie sau prin alte mijloace. Înainte de introducerea noilor metode de prelucrare a datelor, în special a noilor sisteme informatice, sunt definite și implementate măsuri tehnice și organizatorice de protecție a datelor cu caracter personal. Aceste măsuri trebuie să se bazeze pe stadiul tehnicii, pe riscurile procesării și pe necesitatea de a proteja datele (determinate de procesul de clasificare a informațiilor). În special, structura organizatorică responsabilă se poate consulta cu Ofiterul de Securitate a Informatiei și cu DPO. Măsurile tehnice și organizatorice pentru protecția datelor personale fac parte din managementul securității informațiilor și sunt adaptate în mod continuu la evoluțiile tehnice și schimbările organizaționale. Accesul la datele cu caracter personal este oferit numai acelor angajaţi ai operatorului care au nevoie de astfel de date cu caracter personal pentru a-şi îndeplini sarcinile legate de oricare dintre scopurile prelucrării menţionate mai sus (inclusiv departamentul resurse umane, departamentul Juridic, departamentul Financiar, IT, Administrativ). Orice acces la datele cu caracter personal pentru alţi angajaţi care nu au drepturi de accesare în conformitate cu prezenta Politică este interzis. Angajaţii operatorului care au acces la datele cu caracter personal au dreptul să prelucreze numai acele date de care au nevoie pentru a-şi îndeplini responsabilităţile specifice de muncă legate de oricare dintre scopurile de prelucrare menţionate mai sus. Documentele care conţin date cu caracter personal sunt stocate în departamentele structurale ale operatorului ai căror angajaţi au acces la datele cu caracter personal legat de îndeplinirea atribuţiilor lor oficiale şi sunt responsabili de interacţiunea datele relevante ale persoanei vizate. O persoană care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului respectă principiile şi regulile de prelucrare a datelor cu caracter personal stabilite prin prezenta Politica. Dacă operatorul autorizează o altă persoană cu prelucrarea datelor cu caracter personal, operatorul este responsabilă faţă de persoana vizată de prelucrarea datelor cu caracter personal pentru faptele sau omisiunile acelei persoane. O persoană care prelucrează date cu caracter personal în numele operatorului este responsabilă faţă de acesta.

Toate datele cu caracter personal trebuie să fie tratate cu cea mai înaltă securitate și trebuie păstrate:

• într-o cameră închisă cu cheia cu acces controlat; și/sau
• într-un sertar sau dulap închis cu cheia; și/sau
• dacă sunt computerizate, parola protejată conform cerințelor din politica de control al accesului; și/sau
• stocate în medii de calculator (detașabile) care sunt criptate în conformitate standardele in domeniu;

12. CONTROLUL PROTECTIEI DATELOR

Respectarea politicii de protecție a datelor și a legilor aplicabile privind protecția datelor este verificată în mod regulat prin intermediul auditurilor de protecție a datelor precum și al altor controale. Realizarea acestor controale este responsabilitatea DPO. Rezultatele controalelor privind protecția datelor sunt raportate managementului organizatiei.

La cerere, rezultatele controalelor privind protecția datelor vor fi puse la dispoziția autorității responsabile de protecția datelor.

Autoritatea responsabilă cu protecția datelor poate efectua propriile controale de conformitate cu reglementările din această politică, conform legislației naționale.

13. REȚINEREA ȘI ELIMINAREA DATELOR

Operatorul nu va păstra datele personale într-o formă care permite identificarea persoanelor vizate pentru o perioadă mai lungă decât este necesar, în legătură cu scopurile pentru care datele au fost colectate inițial. Operatorul poate stoca datele perioade mai lungi conform termenelor imperative de prescriptive aplicabile si cu implementarea unor măsuri tehnice și organizaționale adecvate pentru a proteja drepturile și libertățile Persoanelor vizate. Datele personale trebuie să fie eliminate în siguranță în conformitate cu al șaselea principiu al GDPR – prelucrate într-un mod adecvat pentru a menține securitatea, cu protejarea „drepturilor și libertăților” persoanelor vizate. Orice eliminare a datelor va fi efectuată în conformitate cu procedura de eliminare sigură.

14. INCIDENTE DE PROTECȚIE A DATELOR

Toți angajații sunt obligati să informeze imediat superiorul sau DPO cu privire la cazurile de încălcare a acestei politici de protecție a datelor sau alte reglementări privind protecția datelor cu caracter personal (incidente de protecție a datelor), indiferent dacă este vorba despre o încalcare a confidentialității, a integrității datelor sau a disponibilității acestora.

Conducatorul structurii organizatorice este obligat să informeze imediat DPO cu privire la incidentele de protecție a datelor.

În cazurile de:

• Transmitere necorespunzătoare a datelor cu caracter personal către terțe părți,
• Acces neadecvat la datele cu caracter personal sau
• Pierdere, distrugere sau alterare a datelor cu caracter personal,

conducătorul structurii organizaționale în cauza întocmește, de urgenta, rapoartele de sesizare, conform regulilor de stabilite pentru Gestionarea Incidentelor de Securitate a Informațiilor, astfel încât să poată fi luate măsurile urgente pentru limitarea afectării titularilor de date cu caracter personal și pentru respectarea obligațiilor de raportare și notificare a incidentelor către autoritatea de supraveghere.

15. RESPONSABILITĂȚI ȘI SANCȚIUNI

Conducerea operatorului precum și angajații și prepușii acestora sunt responsabili de prelucrarea datelor în zona lor de responsabilitate. Prin urmare, acestia sunt obligati să se asigure că sunt îndeplinite cerințele legale pentru protecția datelor și cele conținute în politica de protecție a datelor (de exemplu, obligațiile naționale de raportare). Organele de conducere au responsabilitatea de a se asigura că există măsuri organizaționale, resurse umane și tehnice pentru ca orice prelucrare a datelor să fie efectuată în conformitate cu protecția datelor. Respectarea acestor cerințe reprezinta responsabilitatea conducatorilor de structure organizatorice. DPO este informat de îndată despre controalele efectuate de autoritățile de supraveghere cu privire la protecția a datelor.

DPO poate efectua verificări și familiarizează angajații operatorului cu conținutul politicilor de protecție a datelor. Pentru planurile de prelucrare a datelor care pot prezenta riscuri speciale pentru drepturile individuale ale persoanelor vizate, DPO este informat înainte de începerea procesării. Acest lucru se aplică în mod obligatoriu datelor cu caracter personal sensibile. Managerul organizatiei se asigură că angajații sunt suficient de instruiți în protecția datelor. Prelucrarea necorespunzătoare a datelor cu caracter personal sau alte încălcări ale legilor privind protecția datelor pot conduce la cereri de despăgubire pentru prejudicii. Încălcările pentru care angajații individuali sunt responsabili pot conduce la sancțiuni prevazute in dreptul muncii.

16. OFIȚERUL DE PROTECȚIA DATELOR (DPO)

Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) fiind independent din punct de vedere al ordinelor profesionale, isi desfasoara activitatea pentru respectarea legislatiei in vigoare privind protecția datelor. El este responsabil pentru politica de protecție a datelor și supraveghează respectarea acesteia. Ofițerul de Protectia Datelor are linie de raportare directă către managerul organizatiei.

Orice persoană vizată poate aborda DPO, în orice moment, să ridice preocupări, să pună întrebări, să solicite informații sau să depună plângeri legate de protecția datelor sau de problemele de securitate a datelor. Dacă se solicită, preocupările și plângerile vor fi tratate în mod confidential.

Deciziile luate de Ofiterul de Protectia Datelor (DPO) pentru remedierea încălcărilor privind protecția datelor trebuie să fie susținute de conducerea organizatiei. Anchetele autorităților de supraveghere sunt întotdeauna raportate DPO.

Datele de contact ale DPO sunt următoarele:

SEDRYA INFORSEC SRL, Potlogi, str. Ghinesti nr.32, Jud. Dambovita, cod fiscal RO 36657002, telefon 0722974446, adresa de mail office@inforsec.ro

 

17. RECLAMATII SI SESIZARI

Pentru orice reclamatii sau sesizari referitoare la protectia datelor cu caracter personal, va puteti adresa Autoritatii Nationale de Supraveghere a Prelucrarii Datelor cu Caracter Personal la adresa B-dul G-ral. Gheorghe Magheru 28-30 Sector 1, cod postal  010336, Bucuresti, sau la adresa de mail anspdcp@dataprotection.ro . De asemenea, aveti dreptul sa va adresati in acest scop si instantelor de judecata competente.